Transformar processos complexos numa experiência de gestão simples, rastreável e centralizada.
Uma plataforma interna desenhada para centralizar a gestão de sinistros e averiguações, acompanhando pessoas, estados, documentação e histórico ao longo de todo o ciclo de cada processo.
for people.
O ponto de partida.
Quando email e cloud deixaram de ser suficientes.
Com o crescimento da operação, a gestão dos processos de sinistros e averiguações tornou-se progressivamente mais complexa.
Emails, anexos e armazenamento em cloud permitiam responder às necessidades iniciais, mas um único processo podia passar por diferentes colaboradores, estados e momentos, acumulando documentação ao longo do seu ciclo de vida.
Encontrar a informação certa, perceber o estado atual de um processo ou garantir que toda a documentação necessária estava disponível começou a exigir demasiado esforço.
O desafio passou a ser centralizar toda esta informação sem perder a flexibilidade necessária a processos que podem evoluir de formas diferentes.
Transformar informação dispersa num processo único.
O problema não estava apenas na quantidade de informação.
Estava na relação entre ela.
Cada processo podia envolver diferentes estados, colaboradores, companhias, datas, campos específicos e múltiplos documentos.
Era necessário saber não só o que existia, mas também quem era responsável, o que já tinha acontecido, em que estado se encontrava e o que ainda estava em falta.
A plataforma precisava de transformar toda essa complexidade numa experiência de trabalho clara e consistente.
Uma única fonte de informação para cada processo.
Cada sinistro ou averiguação passou a existir como um processo central dentro da plataforma.
Número de processo, companhia, datas, responsável, estado, documentação e informação específica da ocorrência ficam reunidos num único local.
Dependendo da tipologia do processo, o sistema disponibiliza diferentes quadros e campos, permitindo adaptar a informação recolhida às necessidades concretas de cada caso.
Em vez de procurar informação em emails, pastas e diferentes versões de documentos, a equipa passa a trabalhar sobre uma única versão do processo.
Cada processo tem um responsável. E cada mudança deixa um rasto.
Os processos podem ser atribuídos a colaboradores específicos, respeitando os diferentes perfis e permissões existentes na plataforma.
Sempre que existe uma atribuição ou alteração relevante, o sistema pode gerar notificações dentro da própria plataforma e por email.
O administrador mantém uma visão transversal da operação, enquanto cada colaborador consegue identificar claramente os processos que estão sob a sua responsabilidade.
A informação deixa de depender de cadeias de emails para chegar às pessoas certas.
O próprio workflow passa a fazer parte do sistema.
Saber onde estamos exige saber como chegámos aqui.
Num processo de sinistro, o estado atual é importante — mas o histórico também.
Por isso, a plataforma não guarda apenas o último estado.
Mantém o percurso do processo, permitindo consultar a sua evolução e preservar o histórico das diferentes fases por que passou.
Quando um processo concluído necessita de ser reaberto, essa reabertura é tratada como uma nova ocorrência operacional, mantendo a ligação e o histórico do processo original.
Desta forma, a plataforma preserva simultaneamente continuidade e rastreabilidade.
Não basta guardar anexos. É preciso saber o que falta.
A documentação é parte integrante do processo.
Os anexos deixam de estar dispersos entre emails e pastas e passam a estar associados diretamente ao processo a que pertencem.
A plataforma consegue também identificar documentação obrigatória em falta, permitindo ao administrador perceber rapidamente se determinado processo está incompleto.
Isto transforma os documentos de simples ficheiros armazenados em elementos ativos do workflow.
Encontrar um processo sem saber onde foi guardado.
À medida que o número de processos cresce, encontrar rapidamente a informação certa torna-se essencial.
O administrador pode pesquisar e filtrar os processos através de diferentes critérios, incluindo:
- número de processo
- companhia
- intervalo de datas
- colaborador responsável
- estado
A plataforma transforma assim o conjunto de processos numa base operacional pesquisável, em vez de uma coleção de pastas e mensagens.
Fechado não significa perdido.
Quando um processo é concluído, deixa de poder ser alterado.
Continua, no entanto, disponível para consulta.
Esta separação entre processos ativos e concluídos protege a integridade da informação sem comprometer o acesso ao histórico.
Caso seja necessário voltar a trabalhar sobre um processo, a lógica de reabertura garante que essa nova fase fica registada sem alterar aquilo que já tinha sido concluído.
Uma versão atual do processo. Criada quando é necessária.
A plataforma permite gerar um PDF completo diretamente a partir dos dados existentes no sistema.
O documento é construído no momento da exportação, reunindo automaticamente os diferentes quadros aplicáveis ao processo e a respetiva documentação.
Não é necessário manter manualmente sucessivas versões de um relatório final.
A fonte de verdade continua a ser o próprio processo.
Sempre que é necessária uma cópia, o sistema gera-a a partir da informação atual e disponibiliza-a para download.
Isto permite extrair um processo e respetiva documentação a partir de qualquer local com acesso autorizado à plataforma.
De informação dispersa para gestão processual integrada.
CENTRALIZADO Processos, informação e documentação reunidos numa única plataforma.
RASTREÁVEL Estados, atribuições e evolução preservados ao longo do ciclo do processo.
CONTROLADO Perfis, permissões e responsabilidades adaptados aos diferentes utilizadores.
PESQUISÁVEL Acesso rápido através de número, companhia, datas, responsável ou estado.
DOCUMENTADO Controlo dos anexos necessários e identificação de documentação em falta.
EXPORTÁVEL Geração dinâmica do processo completo e respetivos anexos, sem gestão manual de múltiplas versões.
O impacto
A plataforma passou a acompanhar o processo, em vez de obrigar as pessoas a acompanhá-lo manualmente.
O projeto transformou um workflow suportado por email, anexos e armazenamento em cloud num sistema estruturado em torno do próprio processo.
Cada interveniente passa a trabalhar sobre a mesma informação, com responsabilidades, estados e documentação claramente identificados.
Para a administração, significa maior visibilidade sobre a operação.
Para os colaboradores, significa menos tempo à procura de informação e maior clareza sobre aquilo que necessita da sua intervenção.
E para cada processo, significa manter uma história única, estruturada e acessível desde a abertura até ao arquivo.
Tem um desafio semelhante?
Conte-nos o contexto. A solução pode ser Digital, Learning, Creative — ou uma combinação.
Falar com a HIF